バーチャルオフィス選びの注意点 パート２
新規事業者にとって、初期費用を抑えられるバーチャルオフィスは魅力的な選択肢です。
ですが、そこにはいくつもの落とし穴が潜んでいることも。
そこで、後々に後悔することのないバーチャルオフィス選びという観点から、避けるべきその注意点を挙げていきたいと思います。
サービス項目
バーチャルオフィスには、住所や電話番号のレンタルの他にも様々なサービスがあります。
各社で値段はもちろん、サービスの質や内容にもバラつきがあります。サービスが悪ければ、こちらにとっても致命的となりかねません。費用対効果にしても、サービス内容の取捨選択ができなければ、無意味になってしまいます。自分の業務内容に合ったものを選びましょう。そのために契約時には、基本費用や利用規約だけでななく、サービス内容にもよく目を通しておきましょう。特にオプション項目は、よく確認しておく必要があります。
利便性
見落としがちなのが、この利便性です。バーチャルオフィスは低コストという一点で、すでに利用を考えている人にとっては絶対的な価値を確立しているので、そこにばかり意識が行きがちになってしまいます。しかし、実際に利用することを考えると、利便性は重要視するべき項目です。なぜなら、そのオフィスの使用者には、一緒に働く部下やクライアントも含まれるからです。たとえば、人数に対して手狭に感じられる会議室やすぐに書類の届かない伝送サービス、受け答えに詰まる電話受付、何本も交通機関を乗り継いだり、長時間歩いてようやくたどり着くような立地など。これらがそのとき誰に最も苦痛を与えるのか、考えるまでもありませんよね。その結果がビジネスに大きく響いてしまうことも、想像に難くありません。オフィスを利用するのは、契約する自分一人だけではないということを留意しておいてください。
内部セキュリティ
バーチャルオフィスはその形態上、さまざまな人が自由に出入りしています。なので、外部より内部のセキュリティが気になるところです。使用する機器によっては、大事な取引情報が保存されたままになっていることもありますから、こうした部分への対処にも目を向けましょう。情報の漏洩は、クライアントにも迷惑がかかってしまいます。いくらバーチャルオフィス側の不備だとしても、取引相手としての信頼を失ってしまうでしょう。
評判
これはバーチャルオフィスそのものというより、正確にはその設備利用者についてのものです。以前、バーチャルオフィスが犯罪に悪用される事例がいくつもありました。世間的には、厳しい目を持っている人もいます。ネット上で検索すれば、すぐに当時の出来事は調べられるのです。今大丈夫なら関係ない、という人もいるでしょう。とはいえ、それはあくまで個人の見解です。ビジネスは常に他人とのやりとりなので、第一印象や先入観は大事な要素です。なるべくあらぬ誤解を避けるためにも、以前、犯罪利用されていたり、現在進行形で悪評の立っている事業者とは別の場所にしましょう。
現在の経営状況
大前提として、バーチャルオフィスを運営している側も同じ事業経営者だということです。なので、当然のことながら、倒産してしまうケースが考えられます。もし仮に、自分が利用しているバーチャルオフィスの運営会社がそうなってしまえば、借りた側も被害ゼロとはいきません。登記や名刺などに住所登録していた場合、それらの変更をしなくてはならなくなります。その分、余計な出費が発生してしまいます。
契約を決める前に、ネット検索や直接足を運ぶなどして、経営状態を探ってみましょう。
特に、資本金の額と会社情報の具体的な明記の有無であれば、すぐに調べられます。やましいところがあれば、公に会社の情報を載せられないでしょうし、資本金が多ければ、それだけ倒れにくいですからね。
契約期間と解約時の規約確認
最後に、契約期間と解約時の規約についてもよく確認しておく必要があります。利用規約については誰でも目を通すものですが、これから契約して事業を起ち上げよう、というときなので、終わりというネガティブな印象の感じられる箇所や項目には意識を背けてしまいがちです。ですが、この点もまた重要な項目です。
バーチャルオフィスによって、月単位と年単位の契約期間があり、また更新にも料金が発生するところもあります。
解約時にも、各社ごとの決まりを設けているので、きちんと確認しましょう。必要書類が用意に時間のかかるものだったり、すぐに解約されない場合など、その期間の利用料を使用していないにもかかわらず支払うこともあり得ます。そのときになって理不尽だと感じても規約違反になってしまう以上、こちら側の不備で片付けられてしまいます。
以上が、契約後に問題となる後悔のタネです。
前向きな起業が更なる事業の発展となっていくように、こうした点はよく確認し、いくつかの会社や設備を比較・検討して、よく熟慮して選んでいきましょう。
最初が肝心ですから、焦らず、堅実な一歩目を踏み出したいですね。
